○七ケ浜町文書取扱規程

平成14年3月18日

訓令第1号

七ケ浜町文書取扱規程(昭和39年七ケ浜町訓令第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第12条)

第3章 文書の処理(第13条―第23条)

第4章 文書の施行(第24条―第31条)

第5章 文書の整理及び保存(第32条―第40条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、七ケ浜町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本庁(行政組織規則(昭和37年七ケ浜町規則第1号)第3条に規定する本庁をいう。以下同じ。)及び出先機関(同規則第4条に規定する出先機関をいう。以下同じ。)の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、本庁及び出先機関が保有しているものをいう。

(2) 総合行政ネットワーク文書 文書のうち総合行政ネットワーク電子文書交換システム(本町と国又は他の地方公共団体(以下「国等」という。)との間の文書の交換の用に供するため本町の使用に係る電子計算機(入出力装置含む。第9条を除き、以下同じ。)と国等の使用に係る電子計算機とを専用の電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)を使用することにより本町と国等の間で交換する文書をいう。

(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該装置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平16訓令4・追加)

(文書取扱いの原則)

第2条 文書はすべて正確かつ迅速に取扱い常にその処理経過を明らかにし、もって事務効率の向上に努めなければならない。

(平16訓令4・一部改正)

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、文書事務を統括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱者の設置)

第4条 各課に文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置く。ただし、課長が取扱者を置く必要がないと認める課については、この限りでない。

2 取扱者は、各課庶務担当係長を充てるものとする。

(取扱者の職務)

第5条 取扱者は、次の各号に掲げる事務を職員に対し指導監督しなければならない。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(3) 総合行政ネットワーク文書交換システムを使用した電磁的記録である情報(以下「総合行政ネットワーク文書情報」という。)の受信及び当該情報に係る電子署名の検証に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書情報の送信及び当該情報に行う電子署名に関すること。

(5) 文書の整理及び保存に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

(平16訓令4・一部改正)

(電子文書取扱主任)

第5条の2 課長及び所長及び局長並びに室長(以下「課長等」という。)は、前条第3号及び第4号に掲げる事務並びに総合行政ネットワーク文書の収受に関する事務を処理するため、電子文書取扱主任を置くことができる。

2 前項の規定により電子文書取扱主任を置く場合にあっては、電子文書取扱主任は、課長等の指名する者をもって充てるものとする。

3 第1項の規定により電子文書取扱主任が置かれた場合にあっては、主任は、当該電子文書取扱主任が処理する事務を統括する。

(平16訓令4・追加)

(文書関係簿冊)

第6条 総務課に次の簿冊を備える。

(1) 書留親展郵便収受簿 様式第1号

(2) 電報収発簿 様式第2号

(3) 令達簿 様式第3号

(4) 指令簿 様式第4号

(5) 郵便切手受払簿 様式第5号

(6) 料金後納郵便物差出表 様式第6号

2 各課には、次に掲げる簿冊を備えなければならない。

(1) 文書管理目録兼文書収発簿 様式第7号

(文書の種類)

第7条 文書の種類は次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属機関又は職員に対し命令するもの

 指令 個人、団体等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの

(4) 往復文

通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等

(5) その他

契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

2 文書の記号は、別表第1のとおりとする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第9条 本庁に到達した文書(ファクシミリ等により送達された文書を含む。)及び物品は、次の各号により総務課において収受し配布しなければならない。

(1) 普通文書(次号以下に掲げる文書以外のものをいう。)は、主管課毎に選別し、文書配布棚により配布するものとし、主管課においては、配布されたもののうち封筒のものは開封し文書の余白に収受印(様式第8号)を押し、担当者に配布すること。

(2) 書留、親展郵便は、封をしたまま、書留親展郵便収受簿により受領印を徴して、主管課に配布すること。

(3) 電報は総務課において電文の余白に収受印を押し、電報収発簿に記入して主管課又は名あて人に配布すること。

(4) 請願、訴訟、審査請求及びその他収受の日時が権利の得失に関係する文書は、前号各号の例により処理するほか、文書受付印の下に収受時刻を朱書して、主管課に配布すること。

(5) 小包(書留郵便によるものを除く。)は、封及び包装したまま担当課に配布すること。

(6) 総合行政ネットワーク文書は、次の区分により処理すること。

 総務課で受信した総合行政ネットワーク文書情報に係るもの

(ア) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には、当該電子署名を検証すること。

(イ) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し、当該情報の送信者に対して、当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を、当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(ウ) 受領した旨の通知を送信した場合には、受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し、当該書面の余白に収受印を押して主管課に配布すること。

(エ) 主管課においては、当該書面が第13条第2項に規定する文書である場合には、文書収発簿に必要事項を記載の上、担当者に配布すること。

 主管課で受信した総合行政ネットワーク文書情報に係るもの

(ア) 総合行政ネットワーク文書情報に電子署名が行われている場合には、当該電子署名を検証すること。

(イ) 電子計算機の出力装置の映像面に表示された総合行政ネットワーク文書情報の内容を確認し、当該情報の送信者に対して、当該内容に誤りがない場合には受領した旨の通知を、当該内容に誤りがある場合には否認した旨の通知を送信すること。

(ウ) 受領した旨の通知を送信した場合には、受信した総合行政ネットワーク文書情報を出力することにより書面を作成し、当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において、当該書面が第13条第2項に規定する文書であるときは、文書収発簿に必要事項を記載の上、担当者に配布すること。

(7) 電子計算機の入出力装置で受信した情報を出力することにより作成した書面(総合行政ネットワーク文書を除く。)及びファクシミリ等で受信した情報を出力することにより作成した書面は、主管課において当該書面の余白に収受印を押すこと。この場合において、当該書面が第13条第2項に規定する文書であるときは、文書収発簿に必要事項を記載の上、担当者に配布すること。

2 2以上の課に関係ある文書は特に関係があると認める課に配布するものとする。

(平16訓令4・平18訓令16・平28訓令4・一部改正)

(料金未納等郵便物の収受)

第10条 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(誤配文書の回送)

第11条 第9条の規定により文書の配布又は回付された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。

(執務時間外の文書事務)

第12条 執務時間外の文書事務については、宿日直規程(昭和38年七ケ浜町訓令第5号)の定めるところによる。

第3章 文書の処理

(文書の処理促進)

第13条 主管課長は、配布された文書を閲覧し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

2 主管課長等は、許認可にかかる文書については、七ケ浜町行政手続条例(平成9年七ケ浜町条例第8号)その他法令等の定めるところにより、迅速な処理に努めなければならない。

3 主管課長等は、国等からの照会等で回答、報告等の期限のある文書については、当該期限までに処理するよう努めなければならない。

4 施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(平16訓令4・一部改正)

(文書の起案)

第14条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、起案用紙(様式第9号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの

2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(平16訓令4・一部改正)

(供覧)

第15条 収受し、又は配布された文書が起案によらず、供覧することによって処理できるものであるときは、当該文書の余白に供覧押印欄を設け、回付するものとする。

2 供覧後の文書は第5章の規定により処理するものとする。

(起案の要領)

第16条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 用字・用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。

(2) 文体は、口語体とし、その事案の内容を適確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。

(平23訓令2・一部改正)

(起案書の作成要領)

第17条 起案書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、かつ、回議に際して散逸することのないように注意して綴らなければならない。

(1) 起案書は、原則としてインクをもって記載すること。(印刷機等で印刷されたものを含む。)

(2) 起案書には事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を附記し、関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する起案書は、その起端から完結に至るまでのその処理順序にまとめて綴り、まとめて綴り難いときは、所要の事項を附記して回議すること。

(4) 起案書に加除、訂正を行ったときは軽易なものを除き、その者の印を押さなければならない。

(5) 特別の取扱いを要する起案書のうち、機密を要するものは「秘」、重要なものは「重」、急を要するものは「急」と起案書の余白に朱書きすること。

(回議の要領)

第18条 起案書は、職制の順で回議しなければならない。

2 起案書の内容が、他の課に関連するものであるときは、主管課長の回議を経てその関連する課長に合議しなければならない。

3 前項の合議事項について、課の間で意見を異にするときは、町長又は副町長が決定するものとする。

(平19訓令7・一部改正)

(回議の促進)

第19条 起案書の回議に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、回議の促進に努めなければならない。

(1) 回議は、必要最小限の範囲に止めること。

(2) 事案の処理案を関係課に送付して意見の調整が行われた事項については、起案書にその旨付記し、特に必要のない限り関係課長への起案書による合議を省略すること。

(3) 第17条第5号の起案書は、起案者又はその内容を十分説明できるものが持ち回ること。

(合議後の通知)

第20条 主管課長は、合議した起案書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき、又は当初の起案が廃案となったときは、速やかに合議した課長にその旨通知しなければならない。

(文書の審査)

第21条 起案書のうち町長名で施行する文書については、主管課長の決裁後又は他の課に合議を要するものは合議終了後、総務課長の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、審査を省略することができる。

(1) 第14条第1項各号の規定により起案用紙を用いないで処理するもの

(2) その他総務課長が適当と認めるもの

2 総務課長又は主管課長は、起案書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあっては起案者に連絡して加除、訂正を求めるものとする。

3 総務課長又は主管課長は、審査にあたりその事実について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

(平16訓令4・一部改正)

(例規整備の促進)

第22条 主管課長は、常に例規の整備に努め、条例等の制定又は改廃を必要とするときは、適宜な処置を講じなければならない。

2 総務課長は、必要と認めるときは、各課長に対し、例規の整備について適宜な処置を講ずるよう要請することができる。

(決裁済の表示)

第23条 決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第24条 施行の要する原議は、特に施行期日の定めがあるもののほかは、速やかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第25条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

2 前項の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

(平19訓令7・一部改正)

(文書の日付)

第26条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。

(施行文書の登録)

第27条 施行を要する原議は、次の各号に掲げる文書の種類ごとに、それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し、原議に番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(1) 法規文、公示文及び令達文のうち訓令 令達簿

(2) 令達文のうち指令 指令簿

(3) 往復文及びその他 文書管理目録兼文書収発簿

2 文書の番号は、会計年度毎に一連番号とする。ただし、文書により会計年度で区別しがたい文書については、該当する文書の性質に応じ、2ケ年にまたがる事を妨げないものとし、該当する2ケ年の新しい年度で取得するものとする。

3 同一案件の往復文については同一番号とする。ただし、個々に文書番号を取得することが、運用上適切な場合は、これを除く。

4 条例、規則、訓令、告示及び公告の番号は、第2項の規定にかかわらず、暦年毎に一連番号とする。

(浄書及び校合)

第28条 施行する文書は、主管課で浄書し、校合するものとする。

(公印等の押印)

第29条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、公印を省略することができる。

(1) 国及び県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文(知事あてに発するものを除く。)

 会議、研修会、打合せ会、ヒアリング等の開催に関する文書

 会議、研修会、打合せ会、ヒアリング等の出席者の回答、報告に関する文書

 図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書(法令等で様式が定まっているものを除く。)

 所掌事務の照会文書

 所掌事務の回答文書

(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類、その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

(平16訓令4・一部改正)

(電子署名)

第29条の2 施行する総合行政ネットワーク文書については、総合行政ネットワーク文書情報の送信の際、当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし、総合行政ネットワーク文書が前条第1項各号に掲げるものに該当する場合にあっては、この限りではない。

(平16訓令4・追加)

(文書の発送)

第30条 施行する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この項において同じ。)は、次に定めるところにより総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するもの、その他特別の事情があるものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け主管課において発送することができる。

2 第29条第1項ただし書の規定により公印を省略することができる文書の発送には、郵送、手渡し、又は使送により行うほか、電送(ファクシミリ等又は電子計算機による送信をいい、総合行政ネットワーク文書情報の送信を除く。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送は、前項及び第5条第2号の規定にかかわらず、主管課において、当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。

3 総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワーク文書情報を送信することにより行うものとする。

4 施行する総合行政ネットワークの文書の発送は、主管課において行うものとする。

5 郵便文書は、郵便切手を使用するものについては、郵便切手受払簿に記入し、料金後納郵便を利用する場合については、料金後納郵便物差出表に記入し、即日発送しなければならない。

(平16訓令4・平29訓令3・一部改正)

(発送済の表示)

第31条 発送済の原議には、所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第32条 主管課長等は、文書(電磁的記録を除く。以下同じ。)を、未処理文書、未完結文書又は完結文書に区分して、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 文書の管理を適切に行うため、これらの名称、その他必要な事項を記載した帳簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製することとする。

3 文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。

4 重要な文書は災害に際し、いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

(平16訓令4・一部改正)

(文書の持ち出し等)

第33条 文書は、町長の許可を受けないで庁外に持ち出し、職員以外の者に示し、又は写させてはならない。

2 前項の規定にかかわらず、七ケ浜町情報公開条例(平成28年七ケ浜町条例第19号)第7条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条に規定する不公開情報以外の文書については、庁内にて当該文書を示し、又は写させることができる。

(令5訓令1・一部改正)

(文書の保存)

第34条 文書を作成し、又は取得したときは、次の種別により最低保存期間の満了する日を設定するとともに、当該保存期間、保存するものとする。種別の保存期間が満了したときは、保存継続の必要性の見直しを的確に行い、必要に応じて永年保存区分(未来永劫の趣旨でなく、非常に長期の保存を要するものであって、不定の職務上必要な期間の趣旨)は妨げない。ただし、種別の明らかでない文書については、事件の軽重により総務課長が決定し、そのいずれかの種別に編入するものとする。

第1種 30年

(1) 条例、規則及び規程等の制定、改廃の決裁文書

(2) 基本的な計画の策定、変更、廃止の決裁文書

(3) 予算、決算、組織、定員の基本的事項の決裁文書

(4) 議会の議決書及び議事関係重要書類

(5) 許可、認可、訓令、指令、通達、告示及び契約等の決裁文書であって当該効果が30年間存続するもの

(6) 訴訟等に関する判決書

(7) 町有財産の取得、処分

(8) 公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書

(9) 文書管理目録原簿

(10) 原簿、台帳、図面、各種統計書等で重要な文書

(11) 境界変更及び廃置分合等に関する決裁文書

(12) 町の沿革及び町史の編纂資料となる文書

(13) 前各号に定めるもののほか30年間保存の必要がある文書

第2種 10年

(1) 各種審議会等の答申、建議又は意見

(2) 有効期間が10年以上の許認可等をするための決裁文書

(3) 叙勲、褒賞又は各種表彰の決裁文書

(4) 審査請求に係る行政審判その他の争訴の裁決書、裁定書、決定書

(5) 税及び税外収入に関する文書

(6) 法令の解釈、運用基準の決裁文書

(7) 前各号に定めるもののほか10年間保存の必要がある文書

第3種 5年

(1) 国又は県との往復文書

(2) 事務事業の基本計画書、実績報告

(3) 有効期間が5年以上10年未満の許認可等をするための決裁文書

(4) 許認可等の取消しの決裁文書

(5) 補助事業に関する文書(ただし、検査等が終了するまでの間保存する。)

(6) 出納に関する文書

(7) 取得した文書の管理を行うための帳簿、又は文書の廃棄、若しくは移管の状況が記録された帳簿

(8) 監査報告書

(9) 工事又は物品に関する書類

(10) 前各号に定めるもののほか5年間保存の必要がある文書

第4種 3年

(1) 出張命令簿、年次休暇簿、時間外勤務命令簿、復命書、タイムカード等職員の勤務状況が記録されたもの

(2) 予算要求説明資料、決算、出納で軽易なもの

(3) 調査を了した諸報告、結果及び統計資料

(4) 有効期間が3年以上5年未満の許認可等をするための決裁文書

(5) 前各号に定めるもののほか3年間保存の必要がある文書

第5種 1年

(1) 会議開催、通知、報告、照会、資料送付、回答等の文書で特に軽易なもの

(2) 有効期間が1年以上3年未満の許認可等をするための決裁文書

2 前項の保存期間の起算日については、文書の作成又は取得の日のほか、これらの日以後の日で公文書の効率的な整理又は保存を考慮した特定の日(会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日)とすることができる。ただし、文書に有効期間が関係するような場合はこの限りでなく、その初日等を起算日とする。

3 同一の文書が複数存在する場合、又は原本のほかにコピーが公文書として存在する場合は、公文書に該当する限り、適正に管理するものとし、その利用、保存の実態に応じて、正本、原本の管理状況と異なる管理を行うことは可能であり、内部において適切な調整を図ることができる。

4 台帳等を適正な状態で維持管理するために行われる追録、加除については、新たな作成とみないであらかじめ設定された保存期間により保存することとする。

5 法令等の規定により保存期間が定められている公文書については、法令等で定められた期間保存するものとする。

(平28訓令4・一部改正)

(編集及び製本)

第35条 完結文書は、主管課において、次に掲げる方法により編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は、会計年度によるものとすること。ただし、条例、規則、訓令、及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、歴年により区分すること。

(2) 1冊の厚さは8センチメートルを限度とすること。

(3) 前各号により編集したときは、文書管理目録兼文書収発簿及び背表紙(様式第10号)をつけて製本すること。

(引継ぎ)

第36条 主管課は前条の規定により編集及び製本した文書は、1年間(翌年度のみ)は主管課で保存し、その後総務課に引き継ぎ保管するものとする。その際、ファイル目録(様式第11号)を1部提出する。ただし、主管課長が常時使用する必要があると認める完結文書については、必要な期間保存することができる。

(整理保管)

第37条 総務課は前条の規定により引継ぎを受けたときは、主管課毎に整理して書庫に保管するとともに、ファイル目録を綴じて、文書保存台帳とするものとする。

(借覧)

第38条 保管文書を借り受けようとするときは、文書貸出簿(様式第12号)に所要の事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 貸出の期間は、7日間以内とする。ただし、特に必要があるときは、総務課長の承認を得て主管課に常置することができる。

(廃棄)

第39条 毎年文書整理期間を設け、主管課において総務課に移管されたものについても保存期間継続等の見直し、又は廃棄をするものとする。

2 廃棄、保存期間継続の見直しを行った際は、文書管理目録兼文書収発簿によりチェックを行うものとする。

3 次に掲げる公文書については、保存期間の満了する日以後についても、それぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において二つの区分に該当する場合においては、期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開請求があったもの 七ケ浜町情報公開条例第10条各項及び個人情報の保護に関する法律第82条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

4 総務課は、各課の意見により保存期間が満了する前に保存の必要がないと認められるものがあるときは、町長の承認を得て廃棄することができる。

5 廃棄の具体的な方法は、公文書の内容に応じたものとし、公文書に七ケ浜町情報公開条例第7条各号に掲げる不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏えいしないようにするものとする。

6 公文書の保存期間を延長するに当たっては、保存継続の必要性について十分な検討を行うものとする。

(平25訓令4・平28訓令4・平29訓令3・令5訓令1・一部改正)

(歴史的及び文化的価値のある文書の保存)

第40条 総務課長は、前条の規定により廃棄しようとする文書で、歴史的及び文化的価値を有すると認めるものについては、主管課と協議の上、これを保存することができる。

(平25訓令4・一部改正)

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前に、七ケ浜町文書取扱規程(以下「改正前の訓令」という。)の規定によって行った手続その他の行為は、この訓令による改正後の七ケ浜町文書取扱規程によって行ったものとみなす。

3 改正前の訓令の規定により調整した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

(平成16年3月23日訓令第4号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成18年3月23日訓令第8号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成18年5月11日訓令第16号)

この訓令は、平成18年6月1日から施行する。

(平成19年3月26日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年6月27日訓令第12号)

この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

(平成21年2月27日訓令第4号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

(平成23年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成23年3月31日から施行する。

(平成23年7月1日訓令第5号)

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

(平成25年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成26年3月27日訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成28年3月23日訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前にされた処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。

(平成29年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(平成29年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(令和2年4月1日訓令第17号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年4月1日訓令第4号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和5年3月30日訓令第1号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(令和6年3月1日訓令第2号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(令和6年3月25日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(調整規定)

4 この訓令及び七ケ浜町水道事業の設置等に関する条例の一部を改正する条例の施行に伴う関係訓令の整備に関する訓令(令和6年七ケ浜町訓令第2号)に同一の訓令の規定についての改正規定がある場合において、当該改正規定が同一の日に施行されるときは、当該訓令の規定は、七ケ浜町水道事業の設置等に関する条例の一部を改正する条例の施行に伴う関係訓令の整備に関する訓令によってまず改正され、次いでこの訓令によって改正されるものとする。

別表第1(第8条関係)

(平16訓令4・平19訓令12・平23訓令5・平25訓令4・平26訓令2・平29訓令7・令2訓令17・令3訓令4・令6訓令2・令6訓令3・一部改正)

(1) 法規文、公示文及び令達文

七ケ浜町条例第   号

七ケ浜町規則第   号

七ケ浜町告示第   号

七ケ浜町訓令第   号

七ケ浜町指令第   号

(2) 往復文及びその他

七総第   号 総務課

七防第   号 防災対策室

七企第   号 企画財政課

七税第   号 税務課

七町第   号 町民生活課

七振第   号 まちづくり振興課

七建第   号 建設課

七国第   号 国際村

七子第   号 子ども未来課

七健第   号 健康福祉課

七長第   号 長寿社会課

七復第   号 復興推進室

七デ第   号 デジタル推進室

七会第   号 会計課

七遠第   号 遠山保育所

七育第   号 子育て支援センター

七老第   号 老人福祉センター

七広第   号 まつぼっくり広場

七収第   号 町税等徴収特別対策室

(平18訓令16・平21訓令4・一部改正)

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(平16訓令4・一部改正)

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(平16訓令4・平18訓令8・平19訓令7・一部改正)

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七ケ浜町文書取扱規程

平成14年3月18日 訓令第1号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月18日 訓令第1号
平成16年3月23日 訓令第4号
平成18年3月23日 訓令第8号
平成18年5月11日 訓令第16号
平成19年3月26日 訓令第7号
平成19年6月27日 訓令第12号
平成21年2月27日 訓令第4号
平成23年3月31日 訓令第2号
平成23年7月1日 訓令第5号
平成25年3月29日 訓令第4号
平成26年3月27日 訓令第2号
平成28年3月23日 訓令第4号
平成29年3月28日 訓令第3号
平成29年3月31日 訓令第7号
令和2年4月1日 訓令第17号
令和3年4月1日 訓令第4号
令和5年3月30日 訓令第1号
令和6年3月1日 訓令第2号
令和6年3月25日 訓令第3号