○七ケ浜町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和5年11月9日
訓令第4号
七ケ浜町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成16年七ケ浜町訓令第19号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、七ケ浜町情報セキュリティ基本方針(平成19年七ケ浜町訓令第3号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について、必要な事項を定め戸籍データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと町民生活課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という)、戸籍の附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍の附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である町長に報告しなければならない。この場合において、戸籍事務管掌者である町長に事故があるとき、又は、欠けたときは、あらかじめ戸籍事務管掌者である町長が指名した者に報告するものとする。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民生活課戸籍住民係長をもってこれに充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、又、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不用となった時点で記録内容を消去し、速やかに消去又は裁断等により復元不可能な処理を施したうえで処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理〉
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には格納した記録内容がわかるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、速やかに焼却又は裁断等により復元不可能な処理を施したうえで処分しなければならない。
(5) クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスク等が交換や廃棄がされたかを知ることはできないため、戸籍情報システムにおいては、外部認証のPCIDSS(クレジットカード情報における保護セキュリティ基準をいう。以下同じ。)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、その認証取得の要件に基づいた適切な廃棄が行われていることを担保とし、戸籍データの漏えいを防止する。この場合において、戸籍情報システム事業者は、PCIDSS認証取得の継続性について第三者機関による監査結果を踏まえた認証取得証明書を定期的に確認することとし、保護管理者は、必要に応じ戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡がなされ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
4 保護管理者は、データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡がなされ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員にて実施する。
3 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第13条 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、それらが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスを許可された操作者は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
6 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(戸籍専用端末機の操作)
第15条 戸籍専用端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 戸籍専用端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き行ってはならず、戸籍データを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第16条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第17条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し研修を実施しなければならない。
(会議)
第18条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民生活課において処理する。
附則
この訓令は、令和5年11月20日から施行する。