○七ケ浜町情報公開事務取扱要綱
平成13年1月1日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、別に定めるもののほか、七ケ浜町情報公開条例(平成28年七ケ浜町条例第19号。以下「条例」という。)による公文書の開示について必要な事項を定めるものとする。
(平29訓令2・一部改正)
(情報公開窓口等)
第2条 公文書の開示の事務の窓口(以下「情報公開窓口」という。)は、総務課とする。
2 情報公開窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開の事務についての連絡調整に関すること。
(3) 公文書開示請求書(規則様式第1号)(以下「開示請求書」という。)及び開示決定等に係る審査請求書の受付に関すること。
(4) 七ケ浜町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 公文書の検索資料の管理及び検索資料の閲覧に関すること。
3 開示請求に係る公文書を所管する課(以下「主務課等」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 公文書開示請求(以下「開示請求」という。)の手続に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書の特定に関すること。
(3) 開示請求に対する決定(以下「開示決定」という。)に関すること。
(4) 開示決定の通知に関すること。
(5) 公文書の開示の実施に関すること。
(6) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。
(7) 公文書の写しの作成及び送付に関すること。
(8) 公文書の開示に係る審査請求についての裁決及びその通知に関すること。
(平28訓令4・平29訓令2・一部改正)
(情報公開に係る事務)
第3条 情報公開に係る事務は、次のとおりとする。
(1) 案内及び相談 情報公開窓口では、担当者が面談により、来訪者が求めている情報の種類、内容等を把握し、来訪者の要求に最も適切に対応し得る提供手段を選択するとともに、来訪者の求めに応じ、相談、案内等を行うものとする。
(3) 開示請求の受付 開示請求書は、情報公開窓口においてのみ受け付けるものとする。
(4) 公文書の特定 開示請求のあった公文書については、文書管理目録(様式第1号)による検索又は主務課等との連絡により、当該公文書の存在の有無の確認及び当該公文書の特定を行うものとする。
2 開示請求書の受付に当たっての留意事項は次のとおりとする。
(1) 開示請求手続
ア 開示請求は、原則として主務課等ごとに、請求内容1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一の主務課等に同一人から複数の公文書の開示請求があった場合は、1枚の開示請求書により行うことができるものとする。
イ 開示請求は、本人又は代理人による開示請求であるかどうかを確認するものとする。
なお、代理人による開示請求の場合は、委任状の提出等により代理関係を確認するものとする。
ウ 郵送又はファクシミリによる開示請求は、請求書に必要事項が全て記入されていること及び記入事項によって開示請求に係る公文書の件名又は内容が特定できる場合は、受け付けるものとする。この場合において、件名又は内容を特定できない場合は、請求者(開示請求を提出した者)に連絡する等必要な措置を講ずるものととする。
(2) 請求書の記入欄の記載事項(請求者記入分)
ア 請求者の「住所、氏名、電話番号」欄
(ア) 本人又は代理人による請求であるかの確認、開示決定等に係る通知書の送付先の特定及び連絡調整に必要なので、正確に記入してあること。
(イ) 押印は、要しないものであること。
(ウ) 電話番号は、自宅、勤務先等連絡が容易な先が記載されていること。
イ 「請求する公文書の内容」欄
請求の対象となる公文書を特定するための欄であるから、内容が特定できるように公文書の件名、又は知りたいと思う事項が具体的に記入してあること。
ウ 「請求の目的」欄
公文書の特定、部分開示をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判定及び制度利用状況の把握の参考資料等として必要があるので、具体的に記入してあること。
エ 「開示の方法」欄
閲覧、写しの交付等のいずれの請求であるかわかるように該当番号が○で囲まれていること。
(3) 請求書の記入欄の記載事項(職員記入分)
ア 「公文書の件名」欄
原則として「請求する公文書の内容」に記載のあるものと同じ件名を記入すること。ただし、請求に係る公文書の特定ができなかった場合は、後日記入するものとし、その旨を請求者に伝えるものとする。
イ 「担当課」欄
主務課等の名称及び内線番号を記入すること。
ウ 「処理状況」欄
請求書を受理した後、処理内容について該当する番号を○で囲むこと。
3 請求書を受け付けた場合は請求者に、次の事項について説明するものとする。
(1) 公文書の開示は、開示決定等に日時を要するため、原則として受付と同時には行われないこと。
(2) 開示決定等は、開示請求があった日から起算して15日以内に行い、公文書開示決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分開示決定通知書(規則様式第3号)又は公文書不開示決定通知書(規則様式第4号)(以下「決定通知書」という。)により通知するものであること。
(3) 開示決定に際し、事務処理上の困難その他やむを得ない理由があるときは、前号に規定する期間を延長することがあり、この場合には公文書開示請求に係る決定期間延長通知書(規則様式第5号)により通知するものであること。
(4) 開示請求に係る公文書の量が著しく大量であるため30日以内に、その全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じると判断したときは、公文書開示請求に係る特例措置決定通知書(規則様式第6号)により通知するものとする。
(5) 公文書の開示を請求して、公文書の写しの交付を受けるとき、及び写しの交付を郵送によるときには、費用の負担が必要であること。
(平19訓令17・平29訓令2・令2訓令3・一部改正)
2 主務課等は、情報公開窓口から請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認し受理するものとする。
(平29訓令2・一部改正)
2 情報公開窓口において請求書を受け付けた日をもって、条例第11条第1項に規定する開示請求があった日として取り扱うものとし、開示請求があった日から起算して15日以内に開示決定等を行うものとする。
3 開示決定等は、次のとおり行うものとする。
(1) 開示決定等は、主務課等の長が行うものとする。
(2) 主務課等の長は、開示決定に当たっては、総務課長と協議するものとする。
(3) 開示決定に当たっては、その都度起案をし、起案文書には、当該決定内容の案及び審査内容を記載するとともに、決定通知書の案、第三者へ意見書提出の機会を付与した場合は、その意見書、その他必要書類を添付すること。
(4) 主務課等は、開示請求に係る公文書が他の課等に関連するものである場合には、当該課又は当該機関との連絡をとり、調整を行うこと。
4 決定通知書は、次により作成するものとする。
(1) 「請求に係る公文書の内容」欄(規則様式第2号、規則様式第3号、規則様式第4号、規則様式第5号及び規則様式第6号)開示請求書の「請求する公文書の内容」欄に記載された内容を記入するものとする。
(2) 「公文書の開示を行う日時及び場所」欄(規則様式第2号及び規則様式第3号)
公文書の開示を実施する日時は、決定通知書が請求者に到達までの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、事前に請求者及び情報公開窓口と連絡を取り合い、互いに都合のよい日時を指定するよう努めること。
開示の場所は、事務都合上支障のない場所を指定するものとする。
(3) 「公文書の一部について開示をしない理由」欄(規則様式第3号)及び「公文書の開示をしない理由」欄(規則様式第4号)
(4) 「公文書の一部について開示をしない理由がなくなることが明らかな日」欄(規則様式第3号)及び「公文書の開示をしない理由がなくなることが明らかな日」欄(規則様式第4号)
おおむね1年以内において、一定の期間が経過することにより、条例第7条各号に該当する理由がなくなることが確実であり、公文書の開示をすることができるようになる期日を記入すること。
5 条例第11条第2項の規定により開示決定等の期間を延長する場合は、主務課等は、速やかに情報公開窓口にその旨を連絡するとともに、公文書開示請求に係る決定期間延長通知書(規則様式第5号)により請求者に通知するものとする。この場合、次の事項について留意すること。
(1) 延長期間は必要最小限にすること。
(2) 主務課等は、公文書開示請求に係る決定期間延長通知書の写しを情報公開窓口に送付すること。
(3) 「請求に係る公文書の内容」欄
開示請求書の「請求する公文書の内容」欄に記載された内容を記入するものとする。
(4) 「延長の理由」欄
事務処理上の困難その他の理由を具体的に記入すること。
6 条例第12条の規定により期間を分けて公開する場合は、主務課等は、速やかに情報公開窓口にその旨を連絡するとともに公文書開示請求に係る特例措置決定通知書(規則様式第6号)により請求者に通知するものとする。この場合、次の事項について留意すること。
(1) 主務課等は、公文書開示請求に係る特例措置決定通知書の写しを情報公開窓口に送付すること。
(2) 「請求に係る公文書の内容」欄
開示請求書の「請求する公文書の内容」欄に記載された内容を記入するものとする。
(3) 「特例措置を適用した理由」欄
事務の遂行に著しい支障が生ずる理由を具体的に記入すること。
(4) 「今回開示決定等をした範囲」欄
開示請求のあった情報のうち、開示決定等をした範囲を明記すること。
(5) 「残りの公文書について開示決定等をする期限」欄
できる限り早い時期の期限を設定すること。
7 開示決定等をした場合は、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付することとし、当該決定通知書等の写しを情報公開窓口に送付するものとする。
(平19訓令17・平29訓令2・令2訓令3・一部改正)
(公文書の開示の方法)
第6条 文書、図画及び写真の開示は、原本(原本を汚損し、又は破損するおそれがあるときその他相当の理由があるときは、写し)の閲覧又は写しの交付により行うものとする。
2 写真フィルムの開示は、当該写真フィルムを印画紙に印画したものの交付により行うものとする。
3 スライドの開示は、当該スライドを専用機器により映写したものの閲覧により行うものとする。
(1) 録音テープ又は録音ディスク 次に掲げる方法
ア 当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
イ 当該録音テープ又は録音ディスクをカセットテープその他実施機関が保有する機器により複写が可能な媒体に複写したものの交付
(2) ビデオテープ又はビデオディスク 次に掲げる方法
ア 当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
イ 当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープその他実施機関が保有する機器により複写が可能な媒体に複写したものの交付
(3) 前2号に該当する以外の電磁的記録 次に掲げる方法であって、実施機関が保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うことができるもの
ア 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧
イ 当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は視聴
ウ 当該電磁的記録を用紙に出力したものの交付
エ 当該電磁的記録をフロッピーディスクその他実施機関が保有する機器により複写が可能な媒体に複写したものの交付
(1) 紙による開示 開示ができない部分を覆って複写、印字若しくは印画等(以下この号において「複写等」という。)を行い、又は複写等した上で開示できない部分を黒インク等で塗りつぶすなどの方法
(2) 電磁的記録による開示 開示ができない部分を特定の記号等に置き換え、又は表示されないようにするなどの方法
(平19訓令17・全改、平29訓令2・一部改正)
(公文書の開示の事務)
第7条 公文書の開示は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
2 請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に公文書の開示を受けることができない場合は、請求者の求めに応じ、別の日時に公文書の開示を行うことができるものとする。この場合、新たに決定通知書の送付は要しないものとする。
3 公文書の開示を実施するときは、主務課等の職員のほか情報公開窓口の職員が立ち会うものとする。
4 主務課等の職員は、公文書の開示を実施する際には請求者に対して開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示、又は請求者が代理人の場合は委任状の提出を求めるものとする。
5 公文書の写しの交付等の申出があったときは、条例第16条第2項の規定により、写しの交付等に要する費用を情報公開窓口において現金(郵便による請求の場合にあっては、写しの交付等に要する費用及び送料を現金書留又は普通為替)により領収するものとする。
6 公文書の閲覧又は視聴を実施するに当たって、請求者が公文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、公文書の閲覧又は視聴を中止し、又は禁止するものとする。
(平29訓令2・一部改正)
2 主務課等は、第三者に対して、当該第三者の情報が記録されている公文書について公文書の開示請求があった旨を、第三者の情報の記録に関する通知書(規則様式第7号)により通知し、意見書を提出する機会を与えるものとする。
なお、当該第三者が意見書の提出をする場合は、おおむね1週間以内に提出されるよう協力を求めるものとする。
3 第三者に意見を求める場合の内容は、次のとおりとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシーの有無
(2) 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。以下「法人」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益の侵害の有無
(3) その他の公共団体に関する情報については、事務事業の意思形成に対する支障の有無又は事務事業の目的達成の困難性若しくは、公正若しくは円滑な執行に対する支障の有無
4 意見を述べる機会を与えた第三者が、当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定等をするときは、当該第三者に対し、第三者の情報に関する開示決定等通知書(規則様式第9号)により通知するものとする。この場合次の事項について留意すること。
(1) 「請求に係る公文書の内容」欄
開示請求書の「請求する公文書の内容」欄に記載された内容を記入すること。
(2) 「開示決定等の内容」欄
1、2、3いずれかの番号を○で囲むとともに、決定理由を具体的に記入すること。
(平29訓令2・一部改正)
(審査請求)
第9条 開示決定等について審査請求書が提出された場合は、情報公開窓口で受付し直ちに当該審査請求書に係る開示決定等をした主務課等に送付するとともに写しを情報公開窓口で保管するものとする。
2 審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、次の要件について確認するものとする。
(1) 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所又は居所
(2) 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるときは、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(3) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無
(4) 審査請求に係る処分の内容
(5) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(6) 審査請求の趣旨及び理由
(7) 処分庁の教示の有無及び内容
(8) 審査請求の年月日
(9) 開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の審査請求かどうか
(10) 審査請求適格の有無(開示決定等によって直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
3 審査請求が前項の要件を満たさず不適法であっても補正することができるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
4 主務課等は審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを情報公開窓口に送付するものとする。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
(2) 補正命令に応じなかった場合
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
5 主務課等は、審査請求を却下する場合を除き、速やかに、次により七ケ浜町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)へ諮問するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった公文書の件名
イ 開示決定等をした具体的理由
ウ その他必要な事項
(2) 主務課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して情報公開窓口へ提出するものとする。
ア 審査請求書(写し)
イ 公文書開示請求書(写し)
ウ 決定通知書(写し)
エ 審査請求に係る経過説明書
オ その他必要な書類(当該審査請求の対象となった公文書の写し、開示決定等に係る公文書に記録されている情報の内容及び当該開示決定等を判断した資料)
6 主務課等の職員は、審査会からの求めに応じ、審査会の指定する方法により開示決定等に係る公文書に記録されている情報の内容及び当該開示決定等を判断した理由を分類し、又は整理した資料を作成し、提出しなければならない。又、当該資料について説明又は意見を求められた場合等は、これに応じなければならない。
7 審査請求に対する裁決は、次のとおりとする。
(1) 主務課等は答申書の送達があったときは、速やかに町長の決裁を経て当該審査請求に対する裁決(総務課長と協議をすること。)をしなければならない。
(2) 主務課等は、当該審査請求に対する裁決をしたときは、審査請求人に対して裁決書の謄本を送達するとともに、その写しを情報公開窓口へ送付するものとする。
(3) 主務課等が答申と異なる裁決をしたときは、審査会に対し、当該裁決の判断理由を説明しなければならない。
(平28訓令4・平29訓令2・令3訓令8・一部改正)
(検索資料の作成)
第10条 主務課等は、検索資料として文書管理目録を作成し、情報公開窓口に送付するものとする。
附則
この要綱は、平成13年1月1日から施行する。
附則(平成19年10月26日訓令第17号)
この訓令は、平成20年1月1日から施行する。
附則(平成28年3月23日訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前にされた処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。
附則(平成29年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年2月13日訓令第3号)
この訓令は、令和2年2月13日から施行する。
附則(令和3年7月1日訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年7月1日から施行する。
(平29訓令2・全改・旧様式第3号繰上)
(平29訓令2・旧様式第4号繰上)
(平29訓令2・旧様式第5号繰上・一部改正)
